Politique de confidentialité

Chez Wolf Overland, nous accordons une attention particulière à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.

La présente Politique de confidentialité vous explique quelles données nous collectons, pourquoi nous les utilisons, avec qui elles peuvent être partagées, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

Elle s’applique notamment lorsque vous visitez notre site internet, demandez des informations, effectuez une réservation, louez un véhicule ou utilisez les équipements et services proposés par Wolf Overland.

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement est :

WOLF OVERLAND SRL
Chaussée de Marche 680
5100 Namur – Belgique
BCE / TVA : BE 1037.025.713
E-mail : info@wolfoverland.be

Ci-après dénommée « Wolf Overland ».

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse ci-dessus.

2. Quelles données collectons-nous ?

Selon votre utilisation de nos services, nous pouvons notamment traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification et de contact

Nous pouvons collecter :

• nom et prénom ;
• adresse ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• date de naissance ;
• pays de résidence ;
• informations nécessaires à la facturation.

Données relatives aux conducteurs

Dans le cadre d’une location, nous pouvons notamment traiter :

• l’identité du conducteur principal et des conducteurs supplémentaires ;
• la date de naissance ;
• les informations relatives au permis de conduire ;
• le pays de délivrance du permis ;
• une copie du permis lorsque celle-ci est nécessaire à la vérification des conditions de location ou d’assurance.

Ces informations sont nécessaires notamment pour vérifier que les conducteurs remplissent les conditions contractuelles et celles imposées par l’assurance.

Données relatives aux réservations

Nous traitons les informations nécessaires à l’organisation de votre séjour, notamment :

• véhicule réservé ;
• dates et durée de location ;
• équipements et accessoires choisis ;
• Wolfpacks et Wolfkits sélectionnés ;
• options et services complémentaires ;
• historique de réservation ;
• échanges relatifs à votre réservation.

Données relatives aux paiements

Nous traitons les informations nécessaires :

• au paiement de l’acompte ;
• au paiement du solde ;
• à l’encaissement et à la restitution de la caution ;
• à la facturation ;
• au traitement d’éventuels remboursements.

Les données bancaires ou de carte peuvent être traitées directement par notre prestataire de paiement. Wolf Overland ne conserve pas nécessairement l’ensemble de ces informations.

Données relatives à l’utilisation du véhicule

Dans le cadre de l’exécution du contrat, nous pouvons notamment traiter :

• kilométrage de départ et de retour ;
• niveau de carburant ou de charge ;
• état du véhicule ;
• photographies et vidéos réalisées lors des états des lieux ;
• dommages constatés ;
• équipements remis et restitués ;
• informations relatives aux incidents, pannes et accidents.

Données relatives aux sinistres

En cas d’accident, dommage, vol ou autre sinistre, nous pouvons traiter les informations nécessaires à la gestion du dossier, notamment :

• constat d’accident ;
• photographies ;
• déclarations ;
• coordonnées des personnes impliquées et des témoins ;
• rapports d’expertise ;
• échanges avec le propriétaire du véhicule, l’assureur, l’assisteur, les réparateurs et les autorités compétentes.

Données de navigation

Lorsque vous utilisez notre site internet, certaines informations techniques peuvent être collectées, notamment :

• adresse IP ;
• type d’appareil ;
• navigateur ;
• pages consultées ;
• date et heure de connexion ;
• préférences relatives aux cookies.

Pour plus d’informations, consultez notre Politique de cookies.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données personnelles peuvent notamment être utilisées afin de :

• répondre à vos demandes d’informations ;
• gérer et confirmer votre réservation ;
• conclure et exécuter le contrat de location ;
• vérifier que les conducteurs satisfont aux conditions requises ;
• organiser la remise et la restitution du véhicule ;
• fournir les équipements et services commandés ;
• gérer les paiements et la caution ;
• établir les factures et documents comptables ;
• gérer les accidents, dommages, pannes, vols et sinistres ;
• communiquer avec le propriétaire du véhicule ;
• communiquer avec les assureurs et services d’assistance ;
• traiter les amendes, péages ou infractions ;
• prévenir les fraudes et protéger les véhicules ;
• assurer la sécurité de nos services et de notre site internet ;
• respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et administratives ;
• défendre nos droits en cas de litige.

Lorsque vous y avez valablement consenti, nous pouvons également utiliser certaines données afin de vous adresser des communications commerciales ou d’analyser l’utilisation de notre site.

4. Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Selon les circonstances, nous traitons vos données sur la base :

de l’exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à votre réservation ou à l’exécution des prestations ;

d’une obligation légale, notamment pour nos obligations comptables, fiscales ou administratives ;

de notre intérêt légitime, notamment pour assurer la sécurité des véhicules, prévenir les fraudes, gérer les litiges et défendre nos droits ;

de votre consentement, lorsqu’il est légalement requis, notamment pour certains cookies ou certaines communications commerciales.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Wolf Overland ne vend pas vos données personnelles.

Dans la mesure nécessaire à l’organisation et à l’exécution de votre location, certaines données peuvent être communiquées notamment :

Au propriétaire du véhicule

Wolf Overland intervenant comme intermédiaire, les informations nécessaires à l’exécution du contrat de location peuvent être transmises au propriétaire du véhicule concerné.

Aux assureurs et services d’assistance

Les informations nécessaires peuvent être communiquées à l’assureur du véhicule, à son courtier, au service d’assistance, aux experts et aux réparateurs, notamment en cas de sinistre.

À nos prestataires

Nous pouvons faire appel à des prestataires pour notamment :

• l’hébergement du site ;
• la réservation en ligne ;
• les paiements ;
• la comptabilité ;
• les communications électroniques ;
• la maintenance informatique ;
• l’analyse du fonctionnement du site.

Ces prestataires ne peuvent traiter les données que dans le cadre des missions qui leur sont confiées et conformément à la réglementation applicable.

Aux autorités

Certaines données peuvent être communiquées aux autorités, services de police ou administrations lorsque la loi nous y oblige ou lorsqu’une infraction a été commise avec le véhicule loué.

6. Géolocalisation des véhicules

Certains véhicules proposés par l’intermédiaire de Wolf Overland peuvent être équipés d’un système de géolocalisation.

Lorsqu’un tel dispositif est présent, le Locataire en est informé.

Les données de géolocalisation ne peuvent être utilisées que pour des finalités légitimes et proportionnées, telles que :

• la sécurité du véhicule ;
• la prévention du vol ;
• la localisation et la récupération du véhicule en cas de vol ;
• la gestion d’une situation d’urgence ;
• la protection des biens et des personnes.

La géolocalisation n’a pas vocation à être utilisée pour surveiller en permanence les déplacements privés du Locataire.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

La durée dépend notamment de la nature des informations et de nos obligations légales.

Les données liées aux contrats, factures et opérations comptables sont conservées pendant les délais légaux applicables.

Les données nécessaires à la gestion d’un litige, d’un dommage ou d’un sinistre peuvent être conservées jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ou jusqu’à la clôture définitive du dossier.

Les données utilisées exclusivement sur la base de votre consentement sont supprimées ou cessent d’être utilisées lorsque vous retirez celui-ci, sous réserve des obligations légales de conservation.

8. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Espace économique européen ?

Certains prestataires informatiques ou services en ligne peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, Wolf Overland veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD et que des garanties appropriées soient mises en place lorsque celles-ci sont requises.

9. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez, selon les circonstances, des droits suivants :

• droit d’accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité des données ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques significatifs, lorsque les conditions légales sont réunies.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

info@wolfoverland.be

Nous pouvons vous demander de fournir les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles – Belgique

Vous pouvez consulter le site officiel de l’urlAutorité de protection des donnéeshttps://www.dataprotectionauthority.be.

Nous vous invitons néanmoins à nous contacter préalablement afin de nous permettre d’examiner votre demande et, lorsque cela est possible, de résoudre le problème.

11. Sécurité

Wolf Overland prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• la perte ;
• l’accès non autorisé ;
• la divulgation ;
• l’altération ;
• la destruction.

12. Modifications de la présente politique

La présente Politique de confidentialité peut être adaptée afin de tenir compte d’une évolution de nos services, de notre site internet ou de la réglementation.

La version applicable et sa date de mise à jour sont publiées sur notre site internet.

Version : août 2026